De ‘slecht nieuws presentatie’

In tijden van crisis komt hij helaas maar al te vaak voor; de ‘slecht nieuws presentatie‘. Een directeur die (een groep) medewerkers moet ontslaan, de financieel adviseur die moet melden dat de kwartaalcijfers er niet zo goed uit zien of de voorzitter van de Elfstedentocht die moet vertellen dat de toch helaas weer niet door kan gaan.

Deze laatste, Dhr. Wiebe Wieling, gaf twee weken geleden een schoolvoorbeeld van hoe een slecht nieuws presentatie eruit moet zien. In onderstaand filmpje kun je dat nogmaals zien. Wat deed deze man allemaal goed?

To the point

Dhr. Wieling vertelde direct het slechte nieuws. Hij begint zijn presentatie met: “Beste mensen, ik heb helaas geen goed nieuws“. Iedereen weet direct hoe laat het is – de tocht der tochten zal ook dit jaar niet gereden worden.
Vervolgens geeft hij heel to the point de redenen waarom de tocht niet gereden kan worden. Hij geeft aan dat de veiligheid van de deelnemers altijd bovenaan staat en vertelt een anekdote over hoe een rayonhoofd vorige week nog door het ijs gezakt is. Hiermee maakt hij zijn presentatie persoonlijk.
Daarnaast gebruikt hij een zogenaamde drieslag (of trikolon) om toe te lichten waarom de tocht niet uitgeschreven kan worden. Hierdoor onthoudt zijn publiek dat er drie redenen zijn waarom de toch niet door kan gaan; de ijsdikte, de ijskwaliteit en de weersverwachting.
Hij is kort en bondig, zijn hele verhaal duurt nog geen vijf minuten!

Conclusie; ben to the point, vertel waar het op staat en draai er niet omheen.

Ook dit jaar kon de Elfstendentocht helaas niet gereden worden...

Hij leeft mee

Als iemand graag had gewild dat de tocht gereden werd was het Wiebe Wieling wel. Al vijf jaar is hij voorzitter van de Koninklijke Vereniging De Friesche Steden en nog nooit heeft hij een Elfstendentocht mogen organiseren.
Hij geeft in zijn verhaal aan dat hij zich voor kan stellen hoe teleurgesteld iedereen is. Hoe hard iedereen heeft gewerkt om ‘de droom’ waar te maken en ook hoe hij gehoopt had dat dit jaar eindelijk er weer eens geschaatst kon worden.
Hij gebruikt hier een toepasselijke metafoor bij: “we hebben het gevoel dat we vlak voor de eindstreep zijn gestrand“.

Conclusie: ken de belangen van je publiek, leef met ze mee, leef je in.

Hij zet mensen op een voetstuk

Wiebe Wieling vertelt hoe zeer hij de inzet van al die vrijwilligers waardeert. Juist die vrijwilligers zitten op dat moment aan de buis gekluisterd. Hij benadrukt het collectieve. Hoe trots hij is op al deze mensen die zo hard hebben gewerkt. Hij doet dat niet vanuit een autoritaire positie, maar juist als gelijke. Hij benadrukt continue het gezamenlijke doel. Hierdoor plaats hij deze vrijwilligers op een voetstuk en zorgt hij ervoor dat hij de volgende keer weer op de inzet van deze mensen kan rekeken.

Conclusie: geef complimenten, benadruk het gezamenlijke belang, maak jezelf gelijk of minder belangrijk.

Slot

Desalniettemin blijft het altijd lastig om de brenger van slecht nieuws te zijn. Onthoud dat je slecht nieuws niet kunt omtoveren in goed nieuws. Geef je publiek de kans het slechte nieuws te verwerken voordat je ingaat op de mogelijkheden en vervolgstappen.

Succes!

Meer weten over hoe je een slecht nieuws presentatie (of gesprek) het beste aan kunt pakken? Lees het boek ‘Drieluik Mondelinge Communicatie Deel 2 van Drs. C.J.J. Korswagen‘.