Eén PowerPoint-bestand voor presentatie, hand-out en SlideShare?

U maakt uw presentatie in PowerPoint, print de handouts en upload hem naar SlideShare.

A job well done!

Nou, eigenlijk niet echt. U gebruikt een schroevendraaier toch ook niet om spijkers in te slaan?

Gebruik het juiste gereedschap voor de klus. En het juiste bestand voor het doel.

Verschillende kanalen, verschillende inhoud

Omdat iets kan, wil dat nog niet zeggen dat het verstandig is. Ook niet als je het ‘bij de hand hebt’.

Toch wordt maar al te vaak één en dezelfde PowerPoint-presentatie op verschillende manieren hergebruikt: Als ondersteuning van de spreker, uitgedeeld als hand-out en gedeeld via e-mail of SlideShare.

En dat zijn drie manieren die een fundamenteel andere functie hebben. Elk kanaal kent zijn eigen behoefte en kenmerken. Het is goed daar rekening mee te houden.

Op zich is er niets mis mee om de verschillende doelen te bedienen met een PowerPoint document. Zeker niet. Zolang je je bewust bent van de eisen die je aan het document stelt voor dat doel.

…voor ondersteuning bij je presentatie

Van oorsprong is PowerPoint (en Keynote) gemaakt als presentatiesoftware: je maakt er eenvoudig dia’s mee die een spreker kan gebruiken als ondersteuning in een presentatie.

In je presentatie moet jouw boodschap centraal staan. En jij bent het primaire kanaal dat die boodschap vertelt aan jouw publiek. Dat is het kenmerk van een presentatie.

Niet zelden worden tegenwoordig echter volledige ‘slideuments’ gemaakt in PowerPoint. Een slideument is een document vermomt in slides (dia’s). Niks mis mee, totdat je het gaat presenteren.

Dan fungeren de PowerPoint dia’s namelijk als veredelde auto-cue (herkenbaar aan de lange lijst bullet points). De dia’s spreken voor zich en de spreker staat er als stoorzender naast. Dat is geen presentatie. Dat is een voorleesbeurt.

Voor een goede ondersteuning door PowerPoint, maak je eenvoudige dia’s. Daar is niet veel voor nodig. Houdt het simpel.

Goede ondersteunende dia’s bevatten sterke beelden, een quote, een voorbeeld of diagram aan de hand waarvan jij iets uitlegt.

Voorkom dat je een slideument presenteert. De ondersteunende dia’s van jouw presentatie zijn er voor jou. En niet andersom. Er moet echt wat ontbreken aan de presentatie, als jij er niet bij bent.

…voor hand-outs

En ondersteunende dia’s geef je dus ook nooit mee aan je publiek. Daarvoor heb je hand-outs!

Hand-outs hebben een hele andere functie dan de slides die je gebruikt als ondersteuning van jouw presentatie.

Ze moeten de belangrijkste boodschap nog eens samenvatten en ze bieden de mogelijkheid tot het geven van meer achtergrondinfo, details en referenties (lees meer over hand-outs).

Zo’n document kun je maken in PowerPoint (als slideument) maar nog beter in een tekstverwerker.

Je hoeft het echter niet als ’6 dia’s op een pagina’ mee te geven. Dat doen we alleen omdat we denken dat dat de enige manier is. Maar waarom?

Hand-outs moeten overzichtelijk, leesbaar en waardevol zijn. Ze mogen op zichzelf staan.

De boodschap moet hetzelfde zijn als je presentatie, maar in feite ook niet meer dan dat.

…om online te delen (Slideshare)

Screenshot SlideShare

Regelmatig worden tegenwoordig dia-presentaties online gezet op bedrijfssites of via SlideShare.

Hartstikke interessant natuurlijk als medium. Maar aan wie richt u de dia’s? De mensen die al aanwezig waren bij uw presentatie? Die gaf u dan toch zeker al een hand-out.

Aan mensen die niet aanwezig konden zijn? Of gewoon ter algehele archivering en voor de toevallige passant waarbij u wilt laten zien welke presentaties u gaf?

Pas dan op met het 1op1 online zetten van uw PowerPoint bestand welke u gebruikte als ondersteuning tijdens uw presentatie.

Als het goed is, zegt dat document zonder uw presentatie, immers niet zo heel veel.

Bedenk dus dat uw online presentatie een visitekaartje is dat potentiële klanten/werkgevers/werknemers ook zullen zien. Stop er dus ook die moeite in om het een waardevol en op zich staand online medium te laten zijn.

Dat kunt u doen op twee manieren:

SlideShare biedt u de mogelijkheid om een geluidsopname van uw (gesproken) presentatie te uploaden bij uw dia’s. Slidecasting noemen ze dat. Daarvoor heeft u dan dus wel een geluidsopname nodig van uw presentatie. Vervolgens moet u deze synchroniseren met de dia’s.

En dan is het nog maar de vraag hoeveel mensen uw hele verhaal van A tot Z zullen afluisteren. Online publiek is vaak ongeduldig en klikt snel door uw dia’s heen.

Beter maakt u dus een presentatie, waarbij u wel meer tekst gebruikt, ter toelichting. Zoals wij bijvoorbeeld deden voor een klant van ons:

Samengevat

Jouw PowerPoint bestand is niet jouw presentatie. Dat ben jij met jouw verhaal.

Jouw PowerPoint bestand is ondersteuning in jouw presentatie. Maar die ondersteuning bij jouw presentatie is niets, zonder jou.

Denk daarover na, voor je jouw ondersteuning deelt met anderen, als hand-out of via SlideShare. Voorkom ongewenste recycling.

As jouw ondersteuning voor zichzelf spreekt, dan ben jij overbodig. Wees niet overbodig.

(Illustratie: Too Many Hammers)